Fünf Tipps für Outdoor-Events

Bei der Planung eines Outdoor-Events müssen unabhängig von der Größe und Jahreszeit oft viele Aspekte beachtet werden. Werden Genehmigungen benötigt, sind Stromanschlüsse vorhanden und gibt es einen Plan B, falls es regnen sollte? Wir geben dir einige Tipps, was im Vorfeld bedacht und geprüft werden sollte.

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1. Wann sollte ich mit der Planung beginnen?
Wie viel Zeit du für deine Planung und Vorbereitung brauchst, hängt von der Größe der Veranstaltung und vom Veranstaltungsort ab, aber auch davon, welche Aktivitäten du einbinden möchtest. Wenn du deine Ziele gesteckt hast, musst du prüfen, ob und welche Genehmigungen erforderlich sind, die du dann ggf. beantragen musst. Auch die Marketingkommunikation muss nun geplant und andere Veranstaltungsbuchungen müssen geprüft werden.


2. Wo findet dein Event statt?  
In Abhängigkeit von dem gewählten Veranstaltungsort kann es nötig sein, Genehmigungen zu beantragen. Bei größeren oder sich wiederholenden Outdoor-Events, bei denen es Lebensmittel, Getränke und Bewirtung gibt, werden üblicherweise Genehmigungen benötigt, beispielsweise für das Parken von Autos und den Ausschank von alkoholischen Getränken. Unabhängig von der Größe deines Events ist es immer eine gute Idee sicherzustellen, dass du dich an die für den Veranstaltungsort geltenden Sicherheitsanforderungen hältst und zu überprüfen, ob für die Nutzung des Veranstaltungsortes Gebühren zu zahlen sind.
 

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3. Wie bereite ich mich am besten auf verschiedene Witterungsbedingungen vor?
Sowohl der Organisator als auch die Besucher einer Veranstaltung wissen, dass man sich nicht auf das Wetter verlassen kann. Erfahrene Event-Besucher sind üblicherweise gut vorbereitet und bringen Regensachen, Sonnencreme, Pflaster und Ähnliches mit. Als Organisator des Events möchtest du für plötzliche Wetterumschwünge vielleicht gern einen Ausweichplan in der Hinterhand haben. Zu den Dingen, die du anbieten könntest, zählen Möglichkeiten zur Abkühlung wie mobile Wasserspender oder Duschen, Sitzkissen, überdachte Bereiche oder ein Zelt, das vor Regen und Sonne schützt. Stelle außerdem auch sicher, dass die Werbeprodukte für dein Event wie ausziehbare Banner, Rückwände und Flaggen sicher im Boden verankert sind.


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4. Brauchst du Beleuchtung, Sound und andere Sachen, für die Strom benötigt wird?
Üblicherweise wird bei größeren Veranstaltungen Strom benötigt, aber auch bei kleineren Events kann er z. B. zum Laden von Laptops, Tablets und Handys erforderlich sein. Vielleicht möchtest du aber auch die Botschaft deiner Marke auf deiner Rückwand mit Spotlights zum Leuchten bringen, wenn die Sonne untergeht. Prüfe deshalb im Vorfeld immer, ob in der Nähe des Veranstaltungsortes Steckdosen vorhanden sind – gibt es Läden, Restaurants oder andere Geschäfte, von denen du Strom „borgen“ oder Steckdosen mieten kannst? Eine weitere Möglichkeit besteht darin, in ein tragbares Ladegerät zu investieren. Wenn du das Event in einem anderen Land planst, musst du unbedingt an einen Steckdosenadapter denken.
 

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5. Planst du Aktivitäten für deine Besucher?
Aktivitäten jeglicher Art in ein Outdoor-Event einzubinden, ist nahezu ein Muss! Ein Redner, Wettbewerb, Quiz oder eine Lebensmittelverkostung sind nur einige Beispiele. Zur Planung deiner Aktivitäten gehst du immer vom Zielpublikum, Thema der Veranstaltung und Ergebnis aus, das du damit erreichen möchtest. Wenn du z. B. noch mehr Besucher anlocken möchtest, könntest du einen bekannten Influencer einladen. Wenn dein Ziel ist, die Leute zu unterhalten, buche doch einen oder mehrere Künstler. Möchtest du E-Mail-Adressen sammeln oder mehr Follower gewinnen, könntest du einen Wettbewerb veranstalten. Unser bester Tipp ist eine Outdoor-Rückwand mit deiner Marke und Löchern in dem bedruckten Stoff, mit der du einen Ballwurf-Wettbewerb veranstalten kannst.


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Alles bereit?
Bei einem Outdoor-Event ist es schwierig, alles zu einzuplanen. Wir empfehlen deshalb, auch Pläne für plötzliche Wetterumschwünge, sanitäre Einrichtungen und natürlich auch für deine hungrigen, durstigen und fröstelnden Besucher zu machen. Vielleicht ist es auch sinnvoll, eine Erste-Hilfe-Ausrüstung vor Ort zu haben. Viel Glück mit deinem nächsten Outdoor-Event!

Viel Glück mit deinem nächsten Outdoor-Event! Wenn du Tipps oder Empfehlungen für unsere Produkte für Outdoor-Events benötigst, kontaktiere uns einfach! Wir helfen dir gern!

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